Udostępnienie materiałów archiwalnych Straży Granicznej do celów naukowych, badawczych, publicystycznych i innych reguluje rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dz. U. z dnia 20 września 2011 r.).
Tryb występowania o udostępnienie zasobów archiwalnych
Materiały archiwalne udostępnia się na podstawie pisemnego zgłoszenie zainteresowanego. Zgłoszenie powinno zawierać:
-
imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji – jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel;
-
nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości jej upoważnionego przedstawiciela, któremu mają być udostępnione materiały archiwalne – jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej;
-
wskazanie materiałów archiwalnych lub określenie tematu, którego one dotyczą;
-
określenie celu udostępnienia materiałów archiwalnych;
-
proponowany sposób udostępnienia materiałów archiwalnych.
Do zgłoszenia załącza się upoważnienie dla przedstawiciela.
Ponadto, do zgłoszenia należy załączyć potwierdzenie faktu prowadzenia prac o wskazanej tematyce lub pismo polecające właściwej w tym zakresie instytucji lub osoby.
Kierownik Archiwum Straży Granicznej działając na podstawie upoważnienia udzielonego przez Komendanta Głównego SG po rozpatrzeniu wniosku, udostępnia przedmiotowe materiały.
Zgodnie z posiadanym prawem może również:
-
odmówić lub ograniczyć udostępnianie albo reprodukowanie materiałów archiwalnych ze względu na ich zły stan fizyczny, ewentualnie żądanie przez zgłaszającego/wnioskodawcę materiałów archiwalnych wykraczających poza tematykę prowadzonych badań;
-
ustalić maksymalną liczbę jednostek archiwalnych, jaka może być udostępniona jednej osobie w ciągu dnia.